Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow. Отраслевые мероприятия DOCFLOW. Кризис ECM не помеха

Обзор систем электронного документооборота

Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow. Отраслевые мероприятия DOCFLOW. Кризис ECM не помеха

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management). По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

Источник: https://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Роботизация рабочих процессов для автоматизации рутинных операций

Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow. Отраслевые мероприятия DOCFLOW. Кризис ECM не помеха

Автоматизация рутинных операций снижает себестоимость корпоративных бизнес-процессов, исключает ошибки при обработке информации, сокращает цикл ее обработки, а также гарантирует соблюдение корпоративных и отраслевых стандартов.

Разрозненные специализированные информационные системы – основной барьер на пути эффективности обработки информации

Большинство современных организаций использует в своей работе несколько автоматизированных информационных систем:

  • финансово-ученые системы (ERP),
  • системы управления коммуникациями с клиентами (CRM),
  • системы учета оказанных услуг и выставления счетов (биллинг),
  • системы управления персоналом (HCM),
  • системы управления бизнес-контентом (ECM),
  • почтовые системы,
  • порталы для коммуникаций с клиентами,
  • и многие другие.

Несмотря на столь высокий уровень автоматизации, объем ручных операций пользователей по-прежнему остается неприемлемо высоким. Характерными примерами таких операций являются:

  • повторный ввод одних и тех же данных в несколько автоматизированных информационных систем,
  • ручной перенос результирующих данных из одной системы в другую в качестве исходных для дальнейшей обработки,
  • поиск данных в нескольких системах с целью их сбора, консолидации и подготовки корпоративной отчетности.

Кроме того, дело не ограничивается корпоративными системами. Пользователи зачастую должны осуществлять поиск информации на внешних сайтах, например, с целью получения объявлений о планируемых тендерных процедурах, анализа цен конкурентов, обновления статуса исполнения заказов партнерами, поиска кандидатов на работу и в других аналогичных случаях.

Наиболее печально, что на таких работах заняты, зачастую, весьма квалифицированные сотрудники. И, это отнюдь не разовые, но регулярные работы, являющиеся частью производственного процесса, причем, в ряде отраслей подобные рутинные задачи могут занимать до 47% рабочего времени сотрудника!

Для деятельности многих организаций характерны следующие особенности:

  • множество повторяющихся ручных операций,
  • большие массивы данных,
  • разъединенные информационные системы,
  • использование квалифицированных сотрудников на операциях, не требующих профессиональных знаний,
  • наличие пиковых периодов в обработке информации,
  • привлечение сотрудников на сверхурочные работы.

Если Вы в своей работе сталкиваясь с этими или аналогичными проблемами, то компания TerraLink будет рада предложить Вам эффективное и современное решение – роботизацию рабочих процессов.

Что такое RPA?

Robot Process Automation (RPA) – это специализированные программные средства, которые имитируют работу пользователя, взаимодействуя с различными автоматизированными информационными системами через стандартный пользовательский интерфейс.

Благодаря этому отпадает необходимость в трудоемкой и затратной программной интеграции и обеспечивается совместная работа нескольких корпоративных систем.

В том числе, и таких, к которым отсутствует иной доступ, кроме пользовательского, и/или принципиально невозможно использование программной интеграции посредством API (Application Programming Interface).

Наилучшими кандидатами на роботизацию являются те рабочие процессы, для которых характерны:

  • использование структурированных исходных данных,
  • наличие формальных правил и строгой последовательности выполнения операций,
  • повторяемость и высокая частотность,
  • отсутствие необходимости принимать решения человеком на основе информации, лежащей вне контекста выполняемого процесса,
  • высокие требования к качеству результата,
  • отслеживание выполненных операций и связи результата с исходными данными.

Примерами задач, успешно выполняемых роботами, являются:

  • перебивка информации из типовых документов в учетные системы,
  • перенос информации из одной системы в другую,
  • поиск информации на внешних сайтах / внутренних ресурсах с целью сбора и подготовки информации для дальнейшего анализа, и многие другие.

Решения TerraLink в области роботизации рабочих процессов основаны на использовании платформы Kapow производства компании Kofax.

Kapow – программное обеспечение RPA уровня Enterprise, которое автоматизирует рабочие процессы, имитируя взаимодействие человека с информационными системами. С помощью Kofax Kapow организации во всем мире достигают исключительных результатов в скорости, повышении качества операций и сокращении затрат.

Где применяется RPA?

Технологии RPA не имеют предпочтений в плане отраслевого применения. Они изначально разрабатывались, имея в виду кросс-отраслевые применения, ориентированные на совершенствование организации работ в компании любой отраслевой принадлежности и формы собственности.

Примеры успешных проектов по внедрению программных роботов имеются практически во всех ключевых отраслях, однако, наибольшее распространение они получают там, где традиционно высок уровень ручного труда при обработке деловой информации.

Это, например, такие отрасли, как:

  • банковская сфера,
  • страхование,
  • логистика,
  • телеком,
  • органы государственного управления,
  • добыча нефти, газа, полезных ископаемых,
  • и некоторые другие.

Какие задачи решает RPA?

С помощью технологий RPA можно эффективно решать многие бизнес-задачи, которые, вполне возможно, стоят также и перед Вашей компанией, например, следующие.

Финансово-хозяйственный учет

Разноска данных из поступивших по каналам ЮЗДО документов в проводки учетной системы

Бухгалтерский учет

Автоматизация обработки актов сверки

Соответствие требованиям регулирующих органов

Автоматизация подготовки отчетов по истребованиям ИФНС

Кадровый учет

Поиск кандидатов на работу на внешних кадровых ресурсах, регистрация нового сотрудника в учетных системах, управление метаданными записи сотрудника

Клиентская работа

Анализ информации о потенциальном клиенте в открытых источниках

Торговля

Автоматический заказ товара в соответствии с корпоративными политиками по управлению запасами

Закупки

Подбор пула потенциальных поставщиков, анализ конкурентных ценовых предложений

Основная деятельность

Сбор данных из корпоративных систем с целью их последующего анализа и прогнозов

Информационные технологии

Низкозатратная интеграция разнородных информационных систем

Какие выгоды дает RPA?

Бизнес-эффекты применения RPA очень наглядны. Для RPA вообще характерна прозрачность и простота расчета экономического эффекта. На основании мирового опыта можно отметить следующие экономические и бизнес-эффекты внедрения RPA:

  • сокращение себестоимости рабочих процессов – 25-50%,
  • условное высвобождение сотрудников в результате внедрения одного робота – 2-5 полных штатных единиц,
  • повышение продуктивности сотрудников – 35-50%,
  • среднее сокращение полного цикла потока операций в рамках одной транзакции обработки данных – 30%,
  • исключение ошибок и влияния человеческого фактора – 100%.

Однако, несомненно, главным эффектом от внедрения RPA является повышение удовлетворенности сотрудников своей работой, поскольку им больше не надо ежедневно выполнять однообразные операции по переписыванию данных из одного экрана в другой, и они могут заняться решением задач, соответствующих уровню их профессиональной подготовки. В зарубежной прессе отмечались случаи, когда внедрение роботизации привело не к сокращению сотрудников, а к уменьшению текучести кадров и стабилизации численности, и все это – благодаря повышению уровня удовлетворенности сотрудников своей работой.

Что могут делать программные роботы?

Имитировать действия человека, используя стандартные средства работы пользователей: считывать информацию с экранов, осуществлять ввод данных как бы через клавиатуру, управлять работой приложений, выполнять отдельные транзакции с помощью корпоративных приложений.

Организовать совместную работу (оркестрировать) нескольких корпоративных и/или внешних систем, которые связаны логикой единого процесса, но, в силу своей архитектуры, не имеют технологических программных интерфейсов.

Автоматизировать обработку запросов, поиск и сбор данных, отправлять ответы и подтверждения, взаимодействовать с внешними системами, инициировать запросы к контрагентам.

Распознавать данные, предоставляемые через пользовательский интерфейс (UI) корпоративных приложений, и передавать эти данные на обработку, взаимодействовать с корпоративными системами управления потоками работ (Workflow), управления бизнес-процессами (BPM), управления бизнес-контентом (ECM, EIM).

Почему Kapow?

Роботизация рабочих процессов на основе использования платформы Kapow обеспечивает устойчивое, масштабируемое, промышленное решение задач заказчика на самом высоком профессиональном уровне.

  • Передовая архитектура Исполнение роботов Kapow, как правило, осуществляется не на рабочих местах пользователей, а на сервере. Это обеспечивает неограниченное масштабирование, высокую доступность и отказоустойчивость установки.
  • Минимальные административные затраты Серверная установка Kapow позволяет исключить административные и все другие дополнительные затраты, связанные с лицензированием и поддержкой работы виртуальных машин, традиционно использовавшихся предыдущими поколениями средств RPA в качестве среды функционирования роботов.
  • Политика лицензирования, выгодная пользователям Роботы Kapow лицензируются не по количеству рабочих мест, на которых установлены роботы, а по количеству одновременно исполняемых роботов. Это не только стимулирует создание простых, максимально специализированных роботов, но и делает Kapow платформой, идеально подходящей для масштабных применений корпоративного уровня.
  • Непревзойденные средства отладки При проектировании роботов Kapow может непосредственно взаимодействовать с необходимыми ему корпоративными приложениями, что сокращает сроки разработки робота и повышает ее качество.
  • Доступность разработки для бизнес-пользователей Визуальная среда разработки Kapow не требует специальных знаний в области программирования. Привлечение бизнес-пользователей к разработке роботов гарантирует максимальных охват рабочих процессов, полное соответствие решения предъявляемым к нему требованиям, и, при этом, с минимальным привлечением сотрудников служб ИТ и внешних разработчиков.
  • Огромные опыт применений в различных отраслях Платформа Kapow стабильно развивается более двадцати лет! За это время накоплен огромный опыт решения разнообразных технических задач роботизации, а также получены впечатляющие результаты применения роботов в самых разнообразных отраслях – от медицины и научной деятельности до банков, страховых и промышленных компаний.
  • Интеллектуальные средства распознавания и бизнес-аналитика Пользователи Kapow могут воспользоваться всеми программными средствами от компании Kofax, включая промышленные средства бизнес-аналитики и возможности интеллектуального распознавания текстов.

Цифровизация рабочих мест на основе применения RPA – это задача, требующая глубокого понимания бизнес-контента автоматизируемых операций, владения методами анализа и оптимизации рабочих процессов, профессионального опыта работы с теми системами, для взаимодействия с которыми предназначаются создаваемые роботы.

Компания TerraLink имеет богатый опыт автоматизации документооборота, бизнес-процессов на основе SAP ERP, а также решения других задач входящих в контур систем управления корпоративной информацией.

Основываясь на своем богатом опыте и высочайшей квалификации наших разработчиков, мы обеспечим роботизацию Ваших рабочих процессов, превратив их из сложных, тяжелых и ресурсоемких в низкозатратные, эффективные и управляемые.

Источник: https://terralink.ru/upravlenie-biznes-kontentom/robotizatsiya-rabochikh-protsessov/robotizatsiya-rabochikh-protsessov-dlya-avtomatizatsii-rutinnykh-operatsiy/

Docflow системы

Автоматизация документооборота с использованием технологии workflow. Отраслевые мероприятия DOCFLOW. Кризис ECM не помеха

Современный бизнес сложно представить без использования систем электронного документооборота. Большая часть компаний уже внедрила подобные системы в свою работу, и доля таких компаний постоянно возрастает. Высокая популярность системы Docflow связана с тем, что она построена по российским стандартам делопроизводства и документационного обеспечения.

Что такое Docflow

Проект Docflow создан в 1995 году, с тех пор он постоянно развивается. Его востребованность связана с тем, что внедрение систем электронного документооборота (СЭД) становится необходимостью, без применения новых технологий невозможно эффективное развитие бизнеса. Компании используют СЭД для решения следующих задач:

  • уменьшение бумажного документооборота вплоть до полного отказа от него;
  • создание единой информационной базы;
  • уменьшение вероятности потери документа;
  • структурирование документации по утвержденным правилам;
  • повышение дисциплины работников (осуществляется контроль деятельности каждого, кто имеет доступ к документации);
  • контроль над исполнением документов с соблюдением решений руководителя;
  • обеспечение эффективной деятельности компании.

Компания Forward Telecom помогает с Docflow системой, это наиболее эффективный способ внедрения электронного документооборота.

Система реализована на SharePoint, что обеспечивает взаимодействие сотрудников друг с другом во время работы над документами.

В качестве базовой платформы используется SharePoint Server 2016 или SharePoint Server\Foundation 2013, при этом отсутствуют известные ограничения, в Docflow используются специальные настройки для расширения функциональности.

Особенности системы

Демонстрация Docflow системы показывает все её особенности и преимущества перед другими способами внедрения электронного документооборота. В первую очередь, эта система полностью готова к использованию, на полный запуск потребуется несколько дней.

Docflow представляют собой готовую методологию автоматизации делопроизводства, которая выходит за традиционные рамки документационного обеспечения.

Она позволяет управлять электронными документами (в том числе, неструктурированными), деловыми процессами, договорами, совещаниями, а также взаимодействовать с клиентами и выполнять различные канцелярские операции.

Всё это при относительно доступной стоимости Docflow системы, благодаря чему она активно используется в малом и среднем бизнесе, а не только на крупных предприятиях.

Система содержит в себе множество компонентов и различных инструментов.

Например, реализована возможность выполнения различных действий с документами через обычный веб-браузер, что значительно упрощает работу многих сотрудников.

Это делает проще и обслуживание, ведь пропадает необходимость установки большого количества программного обеспечения. Универсальный инструмент интеграции позволяет загружать документы из Галактики, 1С и других ERP-систем.

Наличие единой базы данных и системы идентификации документов предотвратит вероятность утечек и потерь важной документации. На бумажную копию можно нанести, который поможет быстро найти электронную версию.

Forward Telecom выполнит демонстрацию Docflow системы, чтобы клиент мог понять все её достоинства на наглядных примерах. Электронный документооборот сам по себе способен заметно оптимизировать работу компании, однако выбор эффективной системы и правильное её внедрение улучшит показатели в разы.

Достоинства Docflow систем

В настоящее время практически отсутствуют компании, в которых бы совсем не применялся электронный документооборот. Бизнес по достоинству оценил, насколько эффективен такой подход к обработке и хранению документов. Внедрение системы Docflow обладает следующими преимуществами:

  • автоматизация процессов, значительное ускорение обработки документов;
  • доступная стоимость;
  • возможность самостоятельного редактирования путей обработки документов;
  • отслеживание пути прохождения документа;
  • отсутствие ситуаций с необходимостью повторного ввода информации (актуально в крупных холдингах);
  • распределение доступа для пользователей различного уровня;
  • использование подхода 90/10 – 90% системы реализовано настройкой и 10% – разработкой;
  • в продукте настроено 100% бизнес-логики.

Систему характеризует отличная масштабируемость. Она в равной степени подходит для малого бизнеса и для крупных компаний, где десятки тысяч пользователей хранят миллионы документов.

Иногда возникают ситуации, когда необходим обмен документами между разными организациями, при этом они применяют разные системы электронного документооборота. При использовании Docflow это не является проблемой.

Система обеспечивает полную безопасность, применяются сертифицированные средства криптографической защиты.

Внедрение электронного документооборота следует доверить профессионалам, обладающим должным уровнем компетентности. Чтобы добиться максимальной эффективности, нужно настроить систему под нужды конкретной компании, это важно.

Также необходимо правильно рассчитать бюджет. Стоимость Docflow системы не так высока, но не стоит забывать о выполнении работ по её внедрению. Впрочем, затраты окупятся в скором времени благодаря оптимизации работы компании.

Источник: https://fw-t.ru/articles/docflow-systemy

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: