Первичные документы по поступлению материалов. Бухгалтерский учет в отдельных сферах деятельности

Содержание
  1. Бухгалтерские документы
  2. Сущность и значение бухгалтерских документов
  3. Что относится к бухгалтерским документам
  4. Для чего используются документы бухгалтерского оформления
  5. Передача документов и срок хранения
  6. Ведение первичного бухгалтерского учета: виды учетных документов
  7. Что значит первичный бухгалтерский учет
  8. Виды учетных документов
  9. Ведение первичного бухгалтерского учета
  10. Первичные бухгалтерские документы: перечень
  11. Обязательные реквизиты первичного документа
  12. Формы первичных документов
  13. Виды первичных документов
  14. Документы по учету торговых операций
  15. Документы по учету основных средств
  16. Кассовая первичка
  17. Как отразить в учете поступление материалов – НалогОбзор.Инфо
  18. Какие первичные документы должны быть
  19. По какой стоимости приходовать материалы
  20. Поступление извне
  21. Доверенность на получение
  22. Приемка на складе
  23. Наименование и единицы измерения
  24. Неотфактурованная поставка

Бухгалтерские документы

Первичные документы по поступлению материалов. Бухгалтерский учет в отдельных сферах деятельности

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

  1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
  2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
  3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
  4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета.

Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы.

Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи, накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях, кассовых ордерах, банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам.

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете.

Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов.

То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

  • наименование и дата составления бланка;
  • реквизиты хозяйственного субъекта;
  • содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
  • подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико.

Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы.

На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика.

Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом, иные кассовые и банковские документы.

Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

  • прием или оформление;
  • обработка;
  • хранение;
  • передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы.

При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы.

Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-dokumenty

Ведение первичного бухгалтерского учета: виды учетных документов

Первичные документы по поступлению материалов. Бухгалтерский учет в отдельных сферах деятельности

Ведение первичного бухгалтерского учета: виды учетных документов

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что такое первичный бухгалтерский учет
  • Что такое первичная бухгалтерская документация
  • Какие бывают первичные бухгалтерские документы
  • Как ведется первичный бухгалтерский учет

Деятельность любого предприятия, независимо от его организационной формы и сферы деятельности, всегда сопровождается ведением бухгалтерского учета. Ведение учета – это сложный и непрерывный процесс, основанный на анализе первичной документации.

От того, насколько правильно и четко организован этот процесс, зависит возможность принятия руководителем организации стратегически верных решений в хозяйственно-экономической деятельности организации.

Ведение первичного бухгалтерского учета, его основные принципы и этапы мы рассмотрим в нашей статье.

Что значит первичный бухгалтерский учет

Первичный бухгалтерский учет – это не что иное, как отражение всех хозяйственных процессов в организации путем регистрации их в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ в письменной форме подтверждает факт совершения хозяйственной операции. Он имеет законную юридическую силу и не требует никакой конкретизации.

Первичный документ в обязательном порядке должен содержать:

  • Наименование. В нем отражается суть хозяйственной операции. Если наименование документа указано неверно, написано неразборчиво или не написано совсем, то такой документ не будет иметь юридическую силу.
  • Реквизиты взаимодействующих сторон. К ним относятся название, юридический адрес, номер расчетного счета. При отсутствии этих данных первичный бухгалтерский документ не подлежит исполнению, поскольку теряет свою адресность.
  • Дата. Первичный документ без указания даты его составления юридически не может быть признан достоверным.
  • хозяйственной операции. Данный пункт дублирует наименование первичного бухгалтерского документа, но раскрывает его более подробно.
  • Измерители. Необходимы для осуществления расчетов по хозяйственной операции.
  • Подписи. Первичный бухгалтерский документ должен содержать подписи главного бухгалтера и руководителя организации.

Порядок ведения бухгалтерской документации строго регламентирован. Сотрудники бухгалтерии должны проявлять аккуратность и внимательность при заполнении первичных документов.

Наличие грамматических ошибок или описок не допускается. Заполняться документ может как на компьютере, так и ручным способом.

Если бухгалтер вносит записи в документ вручную, то он может применять для этого только шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Чаще всего бухгалтеры стараются использовать в своей деятельности готовые бланки. Это значительно облегчает и ускоряет ведение бухгалтерского учета. Например, бланк накладной или бланк ведомости и т. д.

Отдельно следует отметить, что составляться первичный документ должен непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Конечно, бывают случаи, когда это невозможно.

Тогда работнику бухгалтерии следует создать документ сразу после завершения хозяйственной операции.

Если при заполнении первичного бухгалтерского документа сотрудник организации допустил ошибку, то он имеет право ее исправить. Сделать это можно внесением сторнировочной (отрицательной) записи.

Та часть документа, которая содержит ошибку, либо дублируется красным цветом, либо переписывается стандартным (синим или черным) цветом, но при этом очерчивается прямоугольной рамкой.

После этого делается правильная запись.

Возможен и другой способ исправления допущенных ошибок. Бухгалтер одной чертой зачеркивает неверную запись, после чего ниже вносит верные данные. В этом случае новая запись в обязательном порядке должна сопровождаться датой исправления и подписью бухгалтера, сделавшего ее. Иногда требуется составление дополнительной справки, в которой указывается причина внесенных изменений.

Что касается банковских и кассовых документов, то в них не должно быть никаких изменений. Помарки и подчистки также не допускаются.

Ведение первичной бухгалтерской документации регламентируется на законодательном уровне.

Первичные документы являются основой для составления учетных регистров.

Виды учетных документов

Ведение первичного бухгалтерского учета предполагает разделение документов на внутренние и внешние.

Внешними признаются документы, поступающие на предприятие извне или созданные специалистами компании для сторонних юридических лиц.

Другими словами, все документы фирмы, на основе которых происходит взаимодействие со сторонними организациями, являются внешними.

Это могут быть платежные требования и платежные поручения, счет-фактура от поставщика, банковская выписка и другие. Как правило, все они имеют типовую форму.

Внутренние документы создаются в организации для собственных нужд и являются ее собственностью.

В зависимости от цели создания, внутренние документы можно разделить на следующие группы:

  • распорядительные;
  • исполнительные;
  • комбинированные;
  • бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат указания руководителей, обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации. К таким документам можно отнести приказы и распоряжения руководства фирмы.

Исполнительные, или, другими словами, оправдательные документы, подтверждают выполнение хозяйственной операции. Это может быть акт приемки или приходный ордер и т. п.

Как следует из названия, комбинированные документы сочетают в себе признаки и распорядительных, и исполнительных документов. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Различные справки, созданные для обработки распорядительных или оправдательных документов, а также бумаги, для которых не разработаны типовые формы, относятся к документам бухгалтерского оформления. Они помогают бухгалтерам систематизировать данные, полученные из других источников.

Первичные бухгалтерские документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы содержат информацию об одной конкретной хозяйственной операции. Накопительные документы аккумулируют сведения о нескольких однотипных хозяйственных операциях, совершенных в организации в течение определенного временного промежутка. В конце отчетного периода подводятся итоги по соответствующим показателям.

Учетные документы могут быть первичными и сводными.

Первичные составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Например, оформление накладной на отпуск продукции со склада организации.

Сводные документы систематизируют информацию, содержащуюся в первичных документах. К таким документам относятся кассовая книга, расчетно-платежная ведомость и другие.

Перед тем как внести имеющуюся информацию в первичные документы, бухгалтер обязан подвергнуть ее всестороннему анализу, тщательно изучить ее количественные и качественные характеристики с точки зрения логики и арифметики.

Руководитель предприятия, в свою очередь, должен проконтролировать правильность ведения документации и юридическую обоснованность проводимой операции. Только после этого он вправе подписать приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования и другие документы.

Ведение учета – это сложный и многогранный процесс, поэтому существует много различных видов бухгалтерских документов, каждый из которых соответствует конкретной финансово-хозяйственной операции на предприятии. Давайте остановимся на них более подробно.

  • Счет. Этот документ служит основанием для оплаты товара или возврата денежных средств за него. В счете должно содержаться наименование товара или услуги, банковские реквизиты поставщика и другие дополнительные условия.
  • Платежное поручение. Данный документ подтверждает, что оплата за товар (услугу) покупателем произведена в безналичной форме.
  • Квитанция. Подтверждает факт оплаты покупателем товара за наличные денежные средства.
  • Банковская выписка. Этот документ показывает движение денежных средств организации на расчетном счете за выбранный промежуток времени.
  • Кассовый ордер. Показывает движение денежных средств в кассе организации.
  • Накладная (универсальный передаточный документ). Подтверждает факт отгрузки товара в необходимом объеме покупателю после произведенной им оплаты.
  • Товарно-транспортная накладная. Этот документ необходим для транспортировки товаров (материалов) со склада поставщика непосредственно покупателю. В нем должны содержаться полные банковские реквизиты обеих организаций, включая юридическое наименование, юридический адрес, индивидуальный номер налогоплательщика, сведения о перевозчике и адрес, по которому должен быть доставлен груз.
  • Товарный чек. Удостоверяет передачу товара покупателю. В обязательном порядке этот документ должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции. Он содержит номер и дату составления (дату передачи товара).
  • Авансовый отчет. Этим документом сотрудник организации подтверждает обоснованность произведенных им трат. Авансовый отчет должен быть подтвержден кассовыми чеками и квитанциями, которые прикрепляются к листу формата А4.
  • Табель учета рабочего времени. Этот документ отражает количество отработанного сотрудником рабочего времени за отчетный период.
  • Расчетная, платежная или расчетно-платежная ведомости. Эти документы используются в организации начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.

Ведение первичного бухгалтерского учета

Ведение первичных документов бухгалтерского учета можно разделить на следующие этапы:

  1. Предварительный сбор и анализ информации.
  2. Составление первичного бухгалтерского документа.
  3. Утверждение документа.
  4. Обработка документации.

На первом этапе ведения учета обеспечивается консолидация бухгалтерской информации от различных подразделений организации и ее всесторонний анализ.

На втором этапе ведения учета эти сведения обрабатываются и заносятся в первичный бухгалтерский документ. Например, составляются карточки складского учета материалов на основании проведенного учета товарно-материальных ценностей. В конце отчетного периода информация из этих карточек попадает в отчеты о движении материальных ценностей.

Руководство организации также участвует при необходимости в обработке бухгалтерской информации. Например, при попытке установить виновного в имеющейся недостаче.

После того как была произведена проверка правильности математических вычислений, экономической обоснованности и легальности оформления хозяйственных операций, первичные документы подлежат регистрации. Данные из них переносятся в учетные регистры.

На документах при этом ставится отметка об учете. Ведение первичных документов фирма вправе организовать в электронном виде.

Однако если в организацию поступит запрос от налоговых или иных государственных органов на их представление, регистры придется распечатать.

Учетные регистры – это таблицы, позволяющие систематизировать бухгалтерскую информацию. Они необходимы для классификации всех имеющихся данных по ведению бухгалтерского учета.

Ведение учетных регистров предполагает их разделение на хронологические и систематические.

В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в той последовательности, в которой они были совершены. В систематические регистры информация заносится по группам, исходя из определенных признаков и нужд бухгалтерского учета.

Ведение учетных регистров на предприятии происходит в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов.

«Виды налоговых проверок: что должны знать владельцы бизнеса» Подробнее

Ведение бухгалтерского учета первичной документации происходит на основе синтетического и аналитического учета.

Ведение синтетического учета, соответственно, основано на систематических регистрах, а ведение аналитического — на аналитических регистрах. Вносить записи в регистры бухгалтер имеет право как с помощью компьютера, так и вручную.

Учетные регистры могут отличаться не только по внешнему виду, но и по форме. Она определяется порядком отражения данных в регистре.

Бухгалтерская книга — представляет собой сшитые регистры, все листы которых пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице обязательно ставится дата и подпись главного бухгалтера.

Кассовая книга, помимо всего перечисленного, должна быть прошита. Как правило, бухгалтерская книга содержит более двухсот страниц, поэтому для каждого счета в ней предусмотрена одна или несколько страниц.

Бухгалтерские книги применяют для ведения синтетического и аналитического учета.

Карточки — они выполняются на бланке из плотной бумаги или неплотного картона. Скреплять их нет необходимости. Для ведения учета и хранения карточек на предприятии имеются специальные картотеки. Каждая карточка открывается на период, равный одному году. Информация о ней заносится в специальный реестр.

Ведомости — их отличие от карточек заключается только в том, что они имеют больший формат и менее плотную структуру. Для их хранения и учета предусмотрены регистраторы, представляющие собой папки. Ведомости открываются на один месяц или один квартал.

Ведение учетных регистров требует от бухгалтера предельной аккуратности. Все вносимые данные должны легко читаться и не иметь двойного смысла.

После того как хозяйственная операция была отражена в учетном регистре, в первичном документе необходимо сделать соответствующую отметку. Это значительно облегчит дальнейшую работу бухгалтера по ведению бухгалтерского учета.

По истечении отчетного периода бухгалтер подводит итог по каждой странице регистра и составляет оборотную ведомость.

После сдачи годовой отчетности регистры группируются и отправляются в архив на хранение.

Несмотря на различные методы ведения бухгалтерского учета, первичные документы в любой организации должны храниться не менее пяти лет.

Зачем нужен бухгалтер:

Получить расчет
экономии

Источник: https://kbdp.ru/news/vedenie-pervichnogo-bukhgalterskogo-ucheta/

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Первичные документы по поступлению материалов. Бухгалтерский учет в отдельных сферах деятельности

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Как отразить в учете поступление материалов – НалогОбзор.Инфо

Первичные документы по поступлению материалов. Бухгалтерский учет в отдельных сферах деятельности

Учитывать материалы нужно по определенным правилам. При этом есть критерии, которым должен отвечать такой учет. Все они названы в пункте 7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Например:

  • важно организовать оперативный (своевременный) учет запасов;
  • учет должен быть достоверным, то есть отражать можно только реальные и подтвержденные документами операции;
  • синтетический учет должен совпадать с данными аналитического на начало каждого месяца как по оборотам, так и по остаткам;
  • различия между бухгалтерским и складским, оперативным учетом движения запасов в подразделениях недопустимы.

Внимание: невыполнение требований может привести к занижению налогов и искажению баланса. А если данные будут отличаться от реальных более чем на 10 процентов, то налоговые инспекторы, выявив такие нарушения, накажут виновных должностных лиц. Например, руководителя или главного бухгалтера организации.

Ведь речь идет о грубом нарушении правил ведения бухучета и представления отчетности. Размер штрафа составит от 2000 до 3000 руб.

Избежать наказания можно, только исправив ошибки до сдачи бухгалтерской отчетности. А также представив уточненные налоговые расчеты или декларации.

Такой порядок установлен статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы не допустить нарушения, важно правильно оформлять и своевременно отражать в учете поступление материалов. При этом соблюдайте два простых правила. Первое – подтвердить получение и оформить постановку на учет материалов надо первичными документами. Второе – оприходовать материалы можно только по фактической себестоимости.

Какие первичные документы должны быть

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни надо подтвердить первичными документами. Это касается и поступления материалов. Часть документов получите у поставщика, а часть оформите самостоятельно.

Состав первички зависит от способа получения материалов. Если приходуете материалы, произведенные вашей организацией, то и документы будут только те, что составите самостоятельно вы или сотрудники подразделений.

Материалы можно приобрести:

  • по возмездным договорам, таким как поставка, мена и т. д. В том числе и через подотчетных лиц;
  • безвозмездно по договору дарения;
  • в качестве вклада в уставный капитал;
  • изготовив их самостоятельно;
  • получив при ликвидации основных средств;
  • даже обнаружив при инвентаризации, если выявлены излишки.

Документы составляют по формам, которые заранее утвердит руководитель. Это могут быть унифицированные или самостоятельно разработанные формы. Во втором случае документ должен содержать все необходимые реквизиты.

Это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктов 11, 29, 43 и 44 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Ситуация: нужно ли распечатывать приходный ордер, составленный при приемке материалов в электронном виде?

Ответ: нет, не нужно, если на документе есть электронные подписи.

Приходный ордер можно составить как на бумаге, так и в электронном виде. В любом случае документ должны подписать ответственные сотрудники. Это может быть кладовщик или другое материально ответственное лицо склада, которое принимает и сдает материалы. Причем если ведете учет на основании электронных документов, то заверять их нужно электронными подписями.

Такой порядок следует из пунктов 12 и 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, положений Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждается в письме Минфина России от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297.

По какой стоимости приходовать материалы

Приходовать материалы, то есть отражать в учете, обязательно по фактической себестоимости. Такое требование прямо установлено в пункте 5 ПБУ 5/01. Это правило действует всегда.

Себестоимость определяйте как сумму фактических затрат на приобретение или изготовление материалов.

Поэтому, например, когда покупаете материалы, учитывать нужно не только стоимость, указанную поставщиком в накладной, но и транспортно-заготовительные расходы.

Обычно материалы отражают по дебету счета 10 «Материалы» по фактической себестоимости каждой учетной единицы.

Однако вы вправе применять и другой порядок. В частности, можно отражать материалы по учетным ценам. Таким, например, как:

  • планово-расчетные цены. Обычно их закладывают в бюджете на определенный период;
  • договорные цены. Когда материалы приобретены под специальный контракт, в котором определена их возможная стоимость;
  • фактическая себестоимость материалов за прошлый отчетный период. А именно месяц, квартал, год;
  • средняя цена группы. Когда плановая цена установлена не на конкретный номенклатурный номер, а на их группу.

При этом отклонения от фактической себестоимости необходимо фиксировать. Разницы с фактической себестоимостью учитывайте на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Затраты на приобретение и заготовление материалов сначала надо аккумулировать на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Такой порядок следует из положений пункта 5 ПБУ 5/01, пункта 80 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и Инструкции к плану счетов (счета 10, 15, 16).

Выбранный вариант учета поступления материалов закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

В фактической себестоимости материалов не учитывайте:

  • общехозяйственные и другие аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов;
  • возмещаемые налоги – НДС и акцизы. Правда, это правило действует не всегда. Организации и предприниматели, которые освобождены от уплаты этих налогов, могут включить и их в себестоимость материалов.

Такие указания есть в пунктах 6 и 7 ПБУ 5/01.

Полный перечень затрат, которые включают в стоимость материалов, приведен в таблице.

Поступление извне

Если приобрели материалы, получили их безвозмездно или в качестве вклада от участника, то необходимо соблюсти определенные формальности. В частности, связанные с доставкой, приемкой и, конечно, оприходованием материалов.

Доверенность на получение

Забрать материалы со склада поставщика можно несколькими способами. Например, самовывозом. Поставщик может и сам доставить материалы. Никто не запрещает привлечь и стороннего перевозчика.

Когда забираете материалы самовывозом, то получить их от поставщика сможет только сотрудник, который уполномочен доверенностью. Составьте ее в одном экземпляре. Для этого вы можете использовать:

  • унифицированные формы № М-2, № М-2а (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • разработанную самостоятельно доверенность – при условии что она содержит все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Выбор должен утвердить руководитель приказом к учетной политике.

Форму № М-2а применяют, когда получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность по форме № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам.

В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материалы поступают в плановом порядке, то доверенность может быть выдана на месяц.

Такой порядок описан в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Доверенность нужно заверить подписью руководителя организации и печатью. Выдавайте такой документ сотруднику под расписку и зарегистрируйте его в журнале учета выданных доверенностей. Не забудьте также поставить в доверенности дату составления. Без этой информации такой документ ничтожен. А значит, получить материалы от поставщика сотрудник не сможет.

Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 182–189 Гражданского кодекса РФ, пункта 45 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Приемка на складе

Поступление материалов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. Составить приходный ордер ответственный сотрудник должен в тот же день. В одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:

  • унифицированная форма № М-4 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
  • форма, которую вы создали самостоятельно. Важно, чтобы она содержала все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно на каждую поставку оформляют отдельный приходный ордер. Однако когда в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий массовых однородных грузов, допустимо поступить по-другому. Кладовщик вправе составить один приходный ордер. Для этого в конце дня он определяет общий итог по всем грузам от одного поставщика и указывает его в приходном ордере.

Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 7 ПБУ 1/2008.

Совет: чтобы сократить документооборот, приходный ордер можно не оформлять. Его можно заменить штампом. Проставьте его прямо на документе поставщика. Например, на накладной.

В штампе укажите все необходимые реквизиты. Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такой порядок предусмотрен в абзаце 4 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункте 7 ПБУ 1/2008.

При приемке ответственный сотрудник должен проверить количество и качество поступивших материалов. Если в результате будет выявлен брак или недостача, можно выставить претензию поставщику. Сделайте это на основании акта о приемке материалов. Например, по форме № М-7. В нем укажите количество и стоимость бракованных материалов (размер недостачи).

Такой порядок предусмотрен пунктом 44 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Если фактическое количество (качество, ассортимент) материалов не соответствует документам передающей стороны, приходный ордер не оформляют.

В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия, которая составляет акт, например, по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Такой порядок предусмотрен абзацами 6–8 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

На практике материалы отправляют в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение. При этом одновременно составляют документы на приход и на выдачу.

Например, по формам № М-4, М-8, М-11, М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы без завоза их на склад (транзитом).

Такой порядок предусмотрен абзацем 1 пункта 51 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Наименование и единицы измерения

Приходовать материалы под тем же наименованием, которое указывает поставщик, не обязательно. Достаточно указать в учетной политике, что планируете вести учет по специально разработанной номенклатуре.

Отметьте, что наименования товаров в приходных документах и учетных регистрах могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материалов.

Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670.

Приходовать материалы надо в определенном количестве в соответствующих единицах измерения. Обычно используют данные, предоставленные поставщиком. На это же указывают и специалисты Минфина России в письме от 24 января 2006 г. № 07-05-06/09.

Однако есть два особых случая, когда применяется другой порядок. Первый: когда материалы поступают по одной единице измерения, а отпускаете вы их в производство по другой. Например, поступили материалы в тоннах, а отпускаете в штуках. В этом случае приходуйте материалы и указывайте их в карточках складского учета сразу в двух единицах измерения.

Отпускную единицу записывайте в скобках. Правда, можно поступить и по-другому. Достаточно оформить акт перевода в другую единицу измерения. Тогда приходовать и отпускать материалы вы будете по той единице измерения, которую обычно используете. Специальной формы акта не утверждено, поэтому вы вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Например, по такому шаблону (ч. 2 ст.

 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

И второй случай, когда полученные материалы можно отразить совсем не в тех единицах измерения, в которых их учитывал поставщик.

Это если в сопроводительных документах продавца фигурируют более крупные или, наоборот, более мелкие единицы измерения материалов, чем приняты у вас.

В этой ситуации приходовать материалы можно по принятой в вашем учете единице измерения. Например, поступайте так, когда поставщик отгружает вам килограммы, а вы учитываете материалы тоннами.

Такие указания есть в пункте 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Неотфактурованная поставка

Бывает, что при поступлении материалов поставщик не представляет никаких расчетных документов. Как же поступать в этом случае? Оформите поступление материалов как неотфактурованную поставку. Так делайте, например, в ситуации, когда не получили от поставщика счет, платежное требование и другие необходимые документы.

Поступление материалов оформите актом приемки материалов. Например, по форме № М-7. Составьте его в двух экземплярах. По одному оприходуйте материалы, а другой направьте поставщику.

Материалы в этом случае приходуйте по рыночной цене. Если впоследствии будут получены расчетные документы от поставщика на другую сумму, то их учетную цену скорректируйте.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 36–41 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Продолжение >>

Источник: http://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/uchet_materialov/kak_otrazit_v_uchete_postuplenie_materialov/40-1-0-1015

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: