План график работ образец. Планирование проектных работ

Содержание
  1. План-график проекта
  2. Этап проекта
  3. Задача/контрольная точка проекта
  4. Проверка контекста присоединенных файлов
  5. Создание Бизнес-процессов, поручений и напоминаний
  6. Отражение задач и контрольных точек в календаре
  7. Рекомендуем ознакомиться
  8. Разработка план-графика проекта
  9. Отражение содержания проекта в план-графике
  10. Прояснение параметров работ
  11. Собственно календарный план
  12. Как выполнять проекты в точном соответствии с графиком
  13. Что такое график работ по проекту?
  14. Шесть шагов для соблюдения графика работ по проекту
  15. 1. Определите объем работ
  16. 2. Создайте иерархическую структуру работ (WBS)
  17. 3. Составьте список задач
  18. 4. Выявите зависимости задач
  19. 5. Оцените время, необходимое для выполнения задачи
  20. 6. Создайте диаграмму Ганта
  21. Не надо недооценивать этап сдачи работ
  22. Календарный план проекта: пример, что это такое, параметра плана, правила составления
  23. Что такое календарный план проекта
  24. Цели и задачи календарного планирования
  25. Параметры календарного плана
  26. Как создаётся календарный план проекта
  27. Документация календарного плана проекта
  28.  Заключение

План-график проекта

План график работ образец. Планирование проектных работ

Создать проект по шаблону можно и из основного списка проектов, доступного по команде Проекты раздела Проекты. Для этого служит команда меню Создать по шаблону.

В данном меню для быстрого доступа выводятся первые 10 шаблонов проектов. К остальным можно перейти по команде Показать все

Создание проекта по шаблону полностью автоматическое — вы выбираете шаблон и через пару секунд открывается форма нового проекта с рассчитанным управляющим расписанием.

Изначально Плановая дата начала нового проекта устанавливается как текущая дата и от нее рассчитываются все задачи согласно указанным в них смещениям и длительностям. Но можно изменить плановую дату и все даты будут автоматически пересчитаны.

Для проекта доступны следующие Статусы:

  • Планируется;
  • В работе;
  • Завершен;
  • Отменен.

Плановые даты возможно менять, пока проект находится в статусе Планируется.

При переводе проекта в статус В работе плановые даты блокируются для изменения и отображается группа фактических дат, а также Прогноз. Фактические даты не редактируются, они рассчитываются и корректируются на основании фактических дат задач и контрольных точек.

Для расчета Прогноза на текущий момент не используются какие либо статистические методы. По сути, это максимальная из плановых и фактических дат окончания задач и контрольных точек.

Проект можно перевести в статус Завершен только в том случае, если все задачи и контрольные точки завершены или отменены. В противном случае будет выведено предупреждение со списком незавершенных задач.

Управляющее расписание представлено в двух режимах: Дерево и Диаграмма Ганта.

В обоих режимах доступно создание этапов, задач и контрольных точек проекта, открытие форм объектов, изменение основных свойств непосредственно в строке расписания, управление видимостью и порядком колонок. В режиме Дерево дополнительно доступно перетаскивание мышкой объектов из одной ветки в другую или в корень дерева этапов.

Пересчет дат при редактировании непосредственно в сроке управляющего расписания полностью аналогичен алгоритму в форме задачи.

Например, при сдвиге плановой даты начала на 5 дней плановая дата окончания тоже сдвигается на 5 дней. При уменьшении длительности уменьшается дата окончания.

А указание фактической даты начала переводит запланированную задачу в статус В работе.

В режиме Диаграмма Ганта рядом с информацией по этапам и задачам выводится диаграмма Ганта, позволяющая визуально оценить Управляющее расписание проекта. Для каждой строки дерева этапов в диаграмме Ганта выводится два значения — плана и факта.

Ползунок Масштаб Ганта позволяет изменять масштаб диаграммы для удобства просмотра.

В диаграмме отображаются 2 шкалы: помесячная и понедельная.

Если какие то задачи оказываются просроченными, то на диаграмме Ганта они будут отображаться красным цветом. Также ответственные получат уведомления о просрочке.

На закладке Реквизиты расположены основные свойства проекта: организация и подразделение, ответственный, клиент и контактное лицо (в случае внешнего проекта). Также здесь можно указать текущий этап.

Флаг Отображать в АРМ “Планирование ресурсов проектов” указывает, что данный проект будет отображаться соответствующем АРМ для планирования исполнителей.

Ниже находится область дополнительных реквизитов. Работа с дополнительным реквизитами аналогична работе в других объектах конфигурации.

На закладке Описание можно указать информацию, касающуюся всего проекта в целом. В описании поддерживается расширенное форматирование текста (выделение размером, цветом текста и фона), создание нумерованных и маркированных списков, вставка картинок, гиперссылок и специальных символов.

В форме проекта есть возможность распечатать Управляющее расписание с диаграммой Ганта при помощи кнопки .

Помимо печати, печатную форму можно отправить по почте.

В меню Отчеты доступен отчет Карточка проекта, который выводит сводную информацию по проекту.

Этап проекта

В этапе даты рассчитываются на основании дат входящих в него задач и контрольных точек. Ручное редактирование недоступно.

На закладке Описание можно указать произвольную информацию. В описании поддерживается расширенное форматирование текста (выделение размером, цветом текста и фона), создание нумерованных и маркированных списков, вставка картинок, гиперссылок и специальных символов.

Закладка Плановые затраты служит для планирования привлечения каких либо ресурсов (внешних или внутренних). Это может быть привлечение специалиста, прокат дорогостоящего оборудования, аренда зала и прочее.

Общая сумма затрат по всем этапам выводится в форме Проекта.

Задача/контрольная точка проекта

Данный объект служит для планирования и контроля выполнения конкретных действий сотрудников в рамках выполняемого этапа проекта.

Для задачи и контрольной точки проекта доступны следующие Статусы:

  • Планируется;
  • В работе;
  • Завершен;
  • Отменен.

В отличии от проекта, статус задач и контрольных точек недоступен для непосредственного изменения. Его изменение зависит от статуса проекта:

  • Если проект в статусе Планируется, то задача может быть только в статусе Планируется или Отменена (перевод в данный статус выполняется по кнопке Отменить);
  • Если проект в статусе В работе, то задачу можно перевести в аналогичный статус по кнопке Принять в работу (аналогичное действие будет при вводе фактической даты начала и записи задачи);
  • В статус Отменена задачу можно перевести по кнопке Отменить;
  • Вернуть в работу отмененную задачу можно по кнопке Вернуть в работе.
  • В статус Завершена задача переходит после ввода фактической даты окончания. Либо при установки флага Сделано в дереве этапов или диаграмме Ганта.

Раздел Описание.

Описание цели задачи в свободной форме.

Раздел Результат.

Описание результата выполнения задачи.

Раздел Участники.

Список предполагаемых участников задачи или контрольной проекта. Заполняется из справочника Пользователи. Помимо ФИО, в списке можно указать адрес электронной почты и телефон. Возможно заполнение из контактной информации пользователя или ручной ввод.

Установка флага Ответственный указывает, что данный участник отвечает за выполнение поставленной задачи, а не просто принимает в ней участие. Первый ответственный в списке считается Основным ответственным. Порядок участников можно менять стрелками “вверх/вниз”.

Сотрудников можно вводить вручную, а также подбирать из списка при помощи команды Подобрать. В меню Заполнение доступно добавление в список ответственных этапа и проекта, а также заполнение сотрудниками выбранного подразделения.

Раздел Чек-лист.

Чек-лист (или контрольный список) – перечень пошаговых последовательных действий, которые необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Чек листы могут использоваться как инструкция к выполнению задания, так и для финальной проверки результата.

По мере выполнения или проверки задачи пользователь отмечает флажками выполненные действия.

Для обычных пользователей запрещено редактировать чек-лист, они могут только отмечать те действия, которые были добавлены при создании проекта по шаблону. Если у задачи чек-лист пустой, при открытии форму у обычного пользователя он не отображается на экране.

Если у пользователя полные права либо он является ответственным этапа или проекта, то он может добавлять и удалять строки чек-листа, редактировать текст.

На закладке Реквизиты находятся основные реквизиты. Ниже расположена область дополнительных реквизитов. Работа с дополнительным реквизитами аналогична работе в других объектах конфигурации.

Проверка контекста присоединенных файлов

Данный механизм доступен, если задача или контрольная точка созданы по шаблону. В разделе с описанием шаблонов задач описано включение данного механизма.

Если при попытке завершить задачу не будут добавлены файлы с определенным контекстом, будет выведено сообщение:

Создание Бизнес-процессов, поручений и напоминаний

В форме задачи доступны стандартные команды для запуска произвольного бизнес-процесса, назначения поручений с привязкой с данной задаче и ввод ручных напоминаний.

Отражение задач и контрольных точек в календаре

Задачи и контрольные точки отображаются в календаре пользователя, если они включены в списке объектов календаря:

В заголовке календарной записи отображается количество запланированных дней по задаче:

Режим Месяц:

Изменение сроков доступно только через форму задачи/контрольной точки.

Рекомендуем ознакомиться

Вернуться к списку статей

Источник: https://1crm.ru/help/Plan-grafik-proekta/

Разработка план-графика проекта

План график работ образец. Планирование проектных работ

При планировании выполнения любой задачи традиционными вопросами являются: «Что сделать?», «Когда?», «Кто?», «Каковы результаты?».

И поскольку проектное мероприятие включает в свой состав целую совокупность действий, в группе документов сводного плана обязательно должен присутствовать план-график проекта, который также именуется проектным расписанием или календарным планом.

В настоящей статье мы рассмотрим действия по подготовке и варианты визуального представления данного документа.

Отражение содержания проекта в план-графике

Этапы разработки календарного плана мы рассматривали в материале, посвященном технологии создания плана проекта.

Качество создания план-графика зависит от выполнения менеджером ряда обязательных процедур, среди которых учет основных ограничений (по содержанию, времени и ресурсам) занимает центральное место.

Первым шагом на этом пути выступает планирование содержания проекта как некая совокупность услуг и продуктов по предмету поставленной задачи. проекта – это достаточно емкое понятие, которое включает:

  • описательную часть с обоснованием причин запуска мероприятия, а также и возможностей, которые оно в себе несет;
  • цели и результаты задач на разных уровнях декомпозиции главного результата-продукта;
  • выявленные связи проекта со стратегией развития компании;
  • разнообразие подходов к решению уникальной проектной задачи;
  • границы проекта, в пределах которых возникает продукт, полномочия и ответственность PM;
  • продукт мероприятия;
  • основные требования к продукту и его параметрам;
  • всевозможные допущения и предположения по условиям выполнения проекта;
  • выявленные ограничения;
  • критерии результативности.

В этом списке нас будет интересовать, прежде всего, планирование состава работ, для каждой из которых установлены результаты, ответственные ресурсы за соответствующие задачи и сроки.

Иными словами, вся последовательность задач, переведенных в формат работ, приводящих к результату проекта, должна быть сведена в таблицу или график определенной формы, включающую названные параметры задачной природы.

Мы с вами знаем из статей нашего сайта, что задачи и есть суть результатов как некие точки в будущем в интерпретации: достигнуто или не достигнуто. Для задач момент начала действий не важен, а важен срок их окончательного решения.

Задачи – категория статическая, мы же их переводим в динамическое состояние работ, т.е. действий, имеющих начало, конец, ответственных лиц и результаты.

Вспомним визуальный образ процессуальной модели выполнения планирования и определим место в ней разработки календарного плана.

Место разработки календарного плана в процессах планирования проекта

Условия реализации проекта диктуются содержанием, определенным составом работ, выявленными взаимосвязями между ними, установленной длительностью операций. Но это далеко не все.

Управление в момент выполнения календарного плана производится с учетом идентифицированного, оцененного риска и разработанного бюджета проекта.

Среди группы содержательных процессов для разработки календарного графика, помимо состава работ, значение имеет также и ряд других параметров.

Прояснение параметров работ

Определение состава работ выполняется с целью получения информации о всем комплексе работ по проекту. Производится набор полноценных данных о составе планируемых операций. Планирование структуры и состава работ проекта связано с его целями. Именно опираясь на цели и вытекающие из них задачи, руководитель команды определяется с необходимым составом работ и последовательностью действий.

В этом ему помогает метод декомпозиции, который никак нельзя назвать простым. Менеджеру приходится особым образом настроиться, быть дисциплинированным, сфокусированным на правила и критерии разбиения. В результате появляется промежуточный документ – ИСР (пример иерархической структуры работ приведен ниже).

Пример ИСР функционального типа разбиения

Следующим параметром работ является уровень их взаимосвязей. Его также необходимо определить перед тем, как график реализации проекта будет сформирован.

Планирование взаимосвязей работ преследует цель установления, согласования и документирования последовательности операций. Для выполнения этой задачи применяются логические и математические алгоритмы построения сетевой модели проекта.

При этом учитываются взаимные связи не только между работами, но и между вехами. В расчет принимаются также и иные ограничения. В сетевой диаграмме применяются:

  • специальные виды взаимосвязей между операциями;
  • метод критического пути;
  • методы расчета длительности операций;
  • управление оптимизацией сетевого графика.

Еще один параметр, предваряющий календарное планирование, – это длительность работ. Решение задачи длительности операций служит четкому пониманию менеджером, из чего будет складываться общая продолжительность инвестиционного мероприятия.

Управление этим временным ресурсом в дальнейшем основывается на первично произведенной инвентаризации проектируемых событий и действий. Причем, моделей решения любой уникальной задачи, как мы знаем, может быть бесконечное множество.

Все зависит от творческого посыла и прошлого опыта ответственного ресурса, его способности критически оценивать альтернативы достижения результата и сопутствующие риски. Ключевыми критериями, помимо состава, последовательности и взаимосвязей, здесь выступают:

  • продолжительность работ;
  • трудозатраты на выполнение операций.

Оценка длительности и трудозатрат также относятся к зоне ответственности PM. Но в условиях декомпозиции задач у руководителя проекта как постановщика также возникают ответственные ресурсы в лице членов команды и внешних подрядчиков. К локальным решениям привлекаются и консультанты-эксперты, несущие несколько иную ответственность по выдвигаемым ими предложениям и рекомендациям.

Все вместе эти участники должны обеспечить оценку длительности работ и потребный состав трудовых ресурсов. В рамках настоящей статьи мы не принимаем во внимание ряд дополнительных аспектов планирования. Имеется в виду планирование и оценка стоимости работ, риска, планирование качества.

Они влияют на план-график проекта опосредованно, хотя для сводного плана не менее важны, чем все остальное.

Собственно календарный план

Календарный план реализации проекта разрабатывается с целью окончательного определения расчетных сроков операций, входящих в его состав, общей продолжительности.

При этом должно быть обеспечено заключительное согласование с участниками и утверждение документа план-графика. Именно рабочий режим применения данного документа предопределяет значимость его утверждения.

Уровень детализации графика должен быть достаточным, но не избыточным. Что это означает?

Универсальным критерием глубины проработки расписания является наличие ответственного ресурса по результату выделенной в самостоятельную работу задачи. Если по смежным операциям ответственный остается тот же, смысла для дальнейшего деления вышестоящей работы нет. Но если результаты действий от одного ответственного лица передаются другому, то процесс деления работ еще не завершен.

Если все предыдущие документы (планы по вехам, ИСР, сетевые модели и т.п.) носили подготовительный характер, то календарный план является непосредственным документом исполнения и контроля. Не зря план-фактный анализ, мониторинг и контроль хода выполнения работ совершаются в регулярном режиме именно на основании план-графика. Расписание выполняет ряд функций:

  • распорядительного документа, предписывающего выполнение конкретных действий;
  • мониторингового ресурса;
  • документа для контрольных мероприятий;
  • документа-основания для принятия решения об изменении планов проекта.

Пример электронной формы плана-графика проекта

Выше вашему вниманию представлен пример расписания проекта, выполненного в стандартном приложении Microsoft Project, имеющего двойной вид: таблицы и диаграммы Ганта. Управление ходом работ может осуществляться на основании расписаний различного визуального представления. Среди таких видов выделяются следующие.

  1. Табличная форма.
  2. Ленточная диаграмма.
  3. Диаграмма Ганта (или Гантта).
  4. Диаграмма контрольных событий (график по вехам).
  5. Сетевая диаграмма с учетом временного масштаба.

В заключение мы рассмотрим еще один пример план-графика в виде таблицы. Это наиболее распространенный и работающий вид оформления расписания.

В состав табличной формы включаются основные параметры работ: содержание операций, сроки начала и окончания, ответственные лица, ожидаемые результаты, отметка об исполнении. Управление планированием проекта на расписании не заканчивается.

Проходит несколько итераций корректировки бюджета и зависимого от него плана-графика. Разрабатывается оргструктура, оцениваются риски, планируются поставки и качество. И только после этого план собирается в сводный документ.

Пример табличной формы план-графика проекта

В настоящей статье мы рассмотрели вопрос подготовки расписания проекта и его место общей системе процессов планирования.

В небольших проектах бывает, что весь комплекс планирования ограничивается только план-графиком и бюджетом, но если мероприятие масштабное и значимое, алгоритм становится развернутым на ряд последовательных этапов.

Менеджер проектов, который владеет навыком этой работы и не боится экспериментировать со способами решения задач, практически всегда находит варианты, когда ограничения нивелируются, а ожидаемый результат действий команды возникает в срок.

Источник: http://projectimo.ru/planirovanie-proekta/plan-realizacii-proekta.html

Как выполнять проекты в точном соответствии с графиком

План график работ образец. Планирование проектных работ

Представьте, что вы собираетесь построить дом. Станете ли вы сразу копать фундамент, рассчитывая, что разберетесь со всеми деталями по ходу дела? Скорее всего, нет. Прежде чем браться за инструмент, вы составите план.

Вы должны иметь четкое представление обо всех необходимых этапах и о специалистах, которые будут участвовать в строительстве. Вам нужно будет знать порядок выполнения задач (не станете же вы устанавливать крышу, когда у вас еще нет стен!). И, самое главное, вы составите график, чтобы завершить этапы работ в срок.

Разве этот пример не доказывает, какое огромное значение имеет планирование?

Даже если речь идет не о строительстве дома, менеджеры проектов ответственны за то, чтобы проекты выполнялись эффективно и своевременно. Процесс планирования необходим для устранения препятствий, эффективного использования ресурсов, а также для того, чтобы сдавать проекты вовремя и без превышения сметы.

И тут встает вопрос о графике работ по проекту. Давайте обсудим, что такое этот график и как его составить, чтобы ваш дом (то есть проект) был успешно завершен.  

Что такое график работ по проекту?

График работ по проекту (часто в форме диаграммы Ганта) включает в себя все этапы, необходимые для выполнения проекта, начиная от запуска и заканчивая сдачей отчетных материалов.

О сдаче проекта следует упомянуть особо. Ваш график работ не должен заканчиваться на моменте создания и оформления отчетных материалов.

Например, сотрудники маркетингового агентства не должны считать проект по созданию электронной книги завершенным, когда у них на руках окажется готовый PDF-файл. Проект будет завершен только после сдачи — то есть после того, как клиент предоставит отзыв, подпишет акт сдачи-приемки оказанных услуг и выложит электронную книгу на своем сайте.

Сдача проекта — это очень важный завершающий этап. Во многих организациях помимо менеджеров проектов, которые координируют и контролируют ход работ, есть специальные менеджеры по сдаче проекта. Они ответственны за то, чтобы проект был доведен до конца.

А если у вас нет ни тех, ни других? Не волнуйтесь. Ваш график работ по проекту поможет вам следить за ходом выполнения работ и гарантировать, что проект будет благополучно доведен до финишной черты.

Шесть шагов для соблюдения графика работ по проекту

График очень важен, но лишь в том случае, если он правильно составлен.

Что нужно знать, чтобы составить собственный график работ и выполнить важнейший процесс сдачи отчетных материалов по проекту? Вот шесть шагов, которые необходимо выполнить.

1. Определите объем работ

Прежде чем приступить к составлению календарного плана проекта, вам нужно четко знать, что включают в себя отчетные материалы. Это поможет вам в планировании, а также позволит проинформировать всех участников проектной группы.

Для начала составьте краткое описание объема проекта. Оно может быть простым или сложным в зависимости от самого проекта. Но описание должно включать в себя следующую информацию:

  • Цель. Укажите контекстные данные о том, почему выполняется этот проект и какая цель должна быть достигнута.
  • Отчетные материалы. Перечислите основные отчетные материалы, которые будут указаны в графике работ по проекту.
  • Требования заказчика. Опишите критерии, которые должны быть соблюдены, чтобы отчетные материалы были признаны приемлемыми.

Часто в описании объема проекта указывают сведения о сметной стоимости, заинтересованных лицах, ограничениях, исключениях и проектных допущениях. Но для начала давайте остановимся на самом простом варианте.

Если рассматривать наш пример с маркетинговым агентством, выпускающим для клиента электронную книгу, то простой образец описания объема проекта может выглядеть примерно так:

Мы создаем и выпускаем 12-страничную электронную книгу для клиента XYZ с подробной информацией о кадровых процессах с целью повысить число подписчиков на почтовую рассылку клиента.

Вы видите, какие основные компоненты включены в это описание? Вот они:

  • Цель: повысить число подписчиков на почтовую рассылку клиента.
  • Отчетные материалы: электронная книга с подробной информацией о кадровых процессах.
  • Требования заказчика: объем электронной книги должен составлять 12 страниц.

Когда вы стремитесь быстрее приступить к работе над проектом, этот этап может показаться вам ненужной формальностью. Но такое описание поможет гарантировать, что у всех участников команды будут одинаковые ожидания в отношении проекта, и что они получат одинаковые инструкции.

Представьте, что на этом этапе вы выбираете тип дома, который станете строить. Ранчо? Двухэтажный особняк? Небольшой загородный домик для отдыха? Это важная контекстная информация, которая нужна вам до того, как вы перейдете к следующему этапу.

2. Создайте иерархическую структуру работ (WBS)

Теперь, когда вы выяснили, какими будут ваши отчетные материалы, пора разбить их на еще более мелкие фрагменты. Процесс создания иерархической структуры работ может показаться вам сложным или даже пугающим, но на самом деле это не так.

В ходе этого процесса нужно всего лишь подумать о том, какие вехи постепенно приведут к завершению проекта. Не путайте их с отдельными задачами и обязанностями — это должны быть реальные, существенные материалы, связанные с вашим проектом.

В нашем примере с электронной книгой мы знаем, что будем сдавать заказчику электронную книгу размером в 12 страниц. Но в ходе выполнения проекта мы создадим несколько промежуточных материалов, а именно:

  • Черновик текста
  • Черновой вариант дизайна электронной книги
  • Целевую страницу
  • Анонс электронной книги для рассылки по эл. почте

Чтобы выполнить проект, эти четыре материала должны быть созданы в нужной последовательности. Разбейте ваш проект на соответствующие рабочие этапы.

3. Составьте список задач

Теперь вместо большого проекта у вас есть четыре вехи, с которыми нужно работать — создание черновика текста, чернового дизайна, целевой страницы и анонса для почтовой рассылки.

Благодаря этой более удобной структуре вам будет проще выявить задачи, связанные с вашим проектом. Подумайте о том, какие задачи нужно выполнить для создания этих материалов. Какие действия нужно предпринять в правильном порядке?

Например, для создания чернового варианта текста электронной книги, ваша команда должна будет выполнить следующие действия:

  • Провести исследование
  • Запланировать интервью со специалистами
  • Провести интервью
  • Составить план текста
  • Написать черновой вариант текста
  • Отредактировать текст

Повторите этот же процесс для каждого из запланированных материалов. Вы получите полный список задач, выполнив которые, сможете завершить проект.

4. Выявите зависимости задач

Каждая задача по отдельности может казаться достаточно легкой. Но любой менеджер проекта скажет вам, что их тесная взаимосвязь значительно усложняет проект.

Поэтому очень важно выявить все зависимости задач на этапе планирования — до того, как вы начнете составлять график работ по проекту. Разобравшись в зависимостях между задачами, вы сможете составить план работ по проекту, который окажется гораздо более продуманным и эффективным.

Вооружившись списком задач, посмотрите, как они связаны между собой. Ваши дизайнеры должны создать схемы и инфографику для электронной книги. Но смогут ли они начать до того, как получат текст и статистические данные от группы разработки контента? Скорее всего, нет.

Отметьте все эти зависимости сейчас, чтобы учесть их на последующих этапах.

5. Оцените время, необходимое для выполнения задачи

Чтобы создать как можно более точный график проекта, вам нужно хотя бы приблизительно знать, сколько времени займет выполнение той или иной задачи. Это поможет вам устанавливать более реалистичные сроки.

Посмотрим правде в глаза — оценить затраты времени на выполнение задачи может быть очень сложно, в том числе из-за ошибок планирования и излишнего оптимизма. Чтобы не впасть в идеализм и не установить невыполнимые сроки, обратитесь за помощью к сотрудникам, работающим над проектом.

6. Создайте диаграмму Ганта

Итак, вы уже разобрались с целями проекта, материалами, задачами. зависимостями и ожидаемыми сроками. Это означает, что у вас есть все необходимое для составления графика работ по проекту — в форме диаграммы Ганта.

На диаграмме Ганта отображаются задачи, относящиеся к проекту, рядом с временной шкалой. Задачи при этом показаны в виде горизонтальных полос. Длина каждой полосы соответствует ожидаемому промежутку времени, отведенному на выполнение задачи. Такая диаграмма представляет в наглядном виде календарный план, а также позволяет отслеживать весь ход выполнения проекта.

В ходе жизненного цикла проекта менеджер может пользоваться диаграммой Ганта для корректировки длительности задач, сроков выполнения и зависимостей, чтобы действовать в соответствии с изменяющимися приоритетами и избежать возможных задержек.

Для максимальной результативности диаграмма Ганта должна быть доступна всем участникам проектной группы с самого начала работ.

Это позволяет использовать более целостный подход, характеризующийся высоким уровнем взаимодействия, — когда все участники проектной группы оказываются вовлечены в работу с самого начала, а не подключаются на различных этапах. В результате повышается прозрачность информации и уровень подотчетности в команде.

Не надо недооценивать этап сдачи работ

Ваш проект будет считаться незавершенным, пока он не будет сдан, и именно поэтому за сдачу проекта во многих организациях отвечает отдельный специалист. Этот финальный этап имеет очень большое значение.

Тем не менее, вы можете выполнить этот важный этап даже без менеджера, отвечающего за сдачу проекта.

Ваш график работ по проекту поможет вам успешно создать план, следить за ходом выполнения работ и гарантировать, что проект будет благополучно доведен до финишной черты. Дополнительные советы по составлению графиков работ см. в статье «Почему нарушается график работ по проекту и как с этим бороться».

Источник: https://www.wrike.com/ru/blog/kak-vypolnyat-proekty-v-tochnom-sootvetstvii-s-grafikom/

Календарный план проекта: пример, что это такое, параметра плана, правила составления

План график работ образец. Планирование проектных работ

Последнее обновление: 16.02.2020

Любые действия подлежат планированию. Необходимо понимать, кто будет выполнять, в какие сроки, каков конечный результат. Для этого составляется график, в котором прописываются все детали. Календарный план работы при строительстве нужен для того, чтобы чётко понимать, какие действия должны быть совершены в определённые сроки.

Что такое календарный план проекта

Когда составляется календарный график конкретных действий, в итоге получается полное расписание проекта, в котором определённо прописываются сроки и порядок действий. Все пункты утверждаются на руководящем уровне с учётом мнения специалистов по каждому этапу.

Поэтапное планирование, как закономерность определённых действий, включает в себя несколько стадий:

  1. Создание проектного содержания. Нужно составить декомпозицию работ, используя аналогичный метод. Цель данной стадии – сформировать содержание и построить структуру будущего проекта.
  2. На основании результатов первой стадии, нужно построить график-последовательность производимых действий.
  3. Составление сроков по каждому этапу строительства, их согласование с ответственными лицами, отображение их в графическом виде.
  4. Определение потребностей в различных ресурсах – финансах, персонале, материалах, дополнительных ресурсах.
  5. Отображение их в общем календарном графике выполнения работ;
  6. Окончательный расчёт будущих затрат.

Обратите внимание! Когда начинается реализация проекта, ответственные люди следят за тем, чтобы мероприятия исполнялись в установленные сроки. При необходимости, вносятся коррективы. Они будут учтены при составлении расписания на другие, аналогичные действия в будущем.

Общая форма календарного плана выполнения работ

Цели и задачи календарного планирования

Основной целью планирования любых мероприятий является их точное, а не хаотичное выполнение. Чтобы проект продвигался успешно, был завершён и оплачен, нужно спланировать все детали.

То есть, все вышеописанные стадии должны выполняться строго с соблюдением сроков. Ответственным является менеджер проекта. Он руководит исполнителями, персоналом и прочими трудовыми ресурсами. При составлении календарного графика он должен понимать, что могут быть временные отклонения, поэтому при составлении документа они учитываются.

В ходе реализации строительных программ исполняются многие задачи. Для решения повседневных проблем собираются «летучки» с исполняющим персоналом. Если возникают более «широкие» сложности, созывается совещание с высшим руководством.

Для оптимального исполнения каждый человек должен знать свою роль в реализации проекта. Тогда не возникнет проблем с прохождением стадий.

Обратите внимание! Поэтапная концепция должна быть составлена в письменном и графическом виде. Каждому исполнителю доносятся сроки выполнения того или иного этапа.

Параметры календарного плана

Этот документ состоит из нескольких разделов. В него входят:

  • начало и окончание работ;
  • сроки исполнения каждого этапа и проекта;
  • ресурсная база.

Нужно прописать 2 календарные даты – когда начнётся исполнение проекта и когда оно завершится:

  • ранний старт – оптимальное календарное число, когда нужно начать исполнять составленный график;
  • поздний финиш – дата, когда все работы должны быть завершены.

Бывает так, что работы не начинаются в срок, но завершить их нужно раньше установленной даты. Временные промежутки между первоначальными и завершающими датами называются резервными периодами. При этом протяжённость работ, определяемая дельтой между крайними календарными датами, остаётся неизменной.

Длительность исполнения работ необходимо определять, исходя из:

  • наёмного персонала, который будет выполнять каждую рабочую стадию;
  • его квалификации;
  • требований заказчиков.

На этот показатель могут влиять многие условия. Пример календарного плана строительства в теплом или дождливом климате. Если работы будут исполняться на улице, то погодные условия могут увеличить исполнение этапа.

Пример, когда календарный план строительства и реальные сроки выполнения не совпадают

Чтобы понять, насколько верно определены параметры плана проекта, необходимо сложить ранний/поздний старт и длительность исполнения работ. На выходе должен получиться ранний/поздний финиш.

Без ресурсов невозможно соблюсти ни один график выполнения. Поэтому к этой оставляющей нужно подходить с умом. Нужно выявить потребности каждого этапа. Только после этого составляется график использования того или иного ресурса (материального, трудового).

Теперь необходимо провести сравнение между тем, что требуется по плану, и тем, что есть. Часть ресурсов может обеспечить заказчик, часть – исполнитель. Это нужно прописывать в расписании.

Обратите внимание! Если нужда в ресурсах  в несколько раз выше имеющейся ресурсной базы – это критично. Необходимо корректировать план, менять сроки.

Как создаётся календарный план проекта

Когда разрабатывается план, учитываются потенциальные возможности и риски. Календарный график строительных работ не исключение. Он состоит из этапов:

  • 1 и 2 – содержание будущих действий;
  • 3 и 4 – возможные ограничения;
  • 5 – потенциальные риски.

Нужно рассмотреть каждый этап:

  1. Составление списка будущих действий. Это нужно, чтобы точно знать, какие действия будут проведены. Чтобы учесть все, применяют метод декомпозиции работ.
  2. Определить последовательность, а потом и продолжительность выполнения каждой стадии. При этом нужно учесть специфику технологий. Применяется метод декомпозиции работ, экспертной оценки и «мозговой штурм».
  3. Определить степени доступности ресурсов. При исполнении строительных работ задействуются различные ресурсы – материалы, финансы, наёмный персонал, информационная составляющая и прочее. Сначала нужно изучить график финансирования будущего проекта, периодичность поступления денег на реализацию. Чтобы было чёткое сопоставление, выделяются дефицитные ресурсы – «узкие» специалисты, специфические материалы и прочее. Чем доступнее ресурс, тем быстрее он будет использован. Чем он реже, тем сложнее его достать, могут потребоваться изменения в расписании по срокам.
  4. Определение наличия/отсутствия внешних ограничений. К таковым можно отнести – сезонность, сроки поставок материала и оборудования. Например, во время одного из этапов выпадает национальный праздник, работать в этот день нельзя. Это нужно учесть, особенно если эта дата выходит на будний день.
  5. Потенциальные риски – их нужно спланировать. Они могут быть различными, поэтому нужно отдельно подготовить план реагирования. Он, в свою очередь, может оказать прямое влияние на календарный план проекта.

Существует 2 стратегии реагирования на возникновение рисков – активная и пассивная. Выбор вносит определённые коррективы, которые нужно учесть при составлении графика.

Например, активное реагирование – разработка дополнительных мер и работ, направленных на минимизацию рисков. Они включаются в план, поэтому могут несколько увеличить срок поэтапный срок исполнения.

Пассивное реагирование – использование дополнительных финансовых ресурсов для минимизации рисков. Влияние на план оказывает, но не такое сильное, как активное реагирование.

Документация календарного плана проекта

Когда график будет составлен, его необходимо согласовать со всеми участниками программы. Как показывает практика, чтобы согласование прошло успешно, документ должен быть составлен довольно подробно, но не избыточно. То есть, если за несколько видов работ ответственность несёт один и тот же ресурс, то выделять этот нюанс нет необходимости.

Если же за исполнение конкретной задачи отвечает другой ресурс, то её не только нужно выделить в отдельный блок, но и детализировать. Для того чтобы правильно создать, необходимо поручить ответственным лицам подготовку следующей промежуточной документации:

  • сводный план;
  • для каждого исполнителя отдельно составляются календарные графики исполнения работ;
  • обоснованные детальные графики по пакетам однородных работ;
  • подробное расписание того, как будут заключаться договора и контракты для целей исполнения плана;
  • актуальная информация о потребностях в тех или иных ресурсах на каждом этапе;
  • список мероприятий организационно-технологического характера, которые будут применяться для оптимальной реализации поставленных задач;
  • схема контролирования проведения каждого этапа работ.

Если план составлен верно, пройдены все предварительные этапы, все согласования, с его помощью можно получить исчерпывающую информацию о будущих работах.

Из него можно почерпнуть следующие сведения:

  • наличие/отсутствие предписаний по правильному и оптимальному выполнению тех или иных действий;
  • документы по каждому мероприятию;
  • наличие/отсутствие мониторинговых исследований по данному проекту;
  • наличие/отсутствие оснований для изменений хода программы.

Образец календарного плана выполнения работ может выглядеть так:

или так:

Образец электронной формы календарного плана-графика

 Заключение

Существуют компьютерные программы, позволяющие создавать проекты автоматически. Программа сама задаёт необходимые параметры, что значительно упрощает процесс создания документа.

Кроме того, он сразу же готов в электронном виде, его можно разослать исполнителям и ответственным лицам.

Потом его нужно просто распечатать, согласовать, заверить подписями ответственных лиц, в том числе, заказчика.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kalendarnyy-plan-proekta/

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: