Правильный распорядок дел – как не потратить время впустую. Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать

Содержание
  1. Тайм-менеджмент: как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать
  2. Почему нам нужен тайм-менеджмент
  3. Как правильно распределять время
  4. Как всё успеть, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента для хоумскулеров
  5. 1. Определите цель
  6. 2. Составьте список дел
  7. 3. Распределите задачи по дням
  8. 4. Зафиксируйте время выполнения задач
  9. 5. Следите за регулярностью
  10. 6. Найдите источники мотивации
  11. Как правильно распределять время?
  12. Как правильно распределять время, чтобы все успевать?
  13. Основы грамотного тайм–менеджмента
  14. Как правильно распределять рабочее время?
  15. Советы: как распланировать свой день
  16. Как найти время для отдыха?
  17. : как научиться не тратить время впустую?
  18. Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени | Rusbase
  19. Пользуйтесь списками
  20. Соблюдайте правило 80/20
  21. «Съешьте лягушку»
  22. Научитесь отказывать
  23. Боритесь с отвлекающими факторами
  24. Посещайте меньше собраний
  25. Используйте свободное время с умом
  26. Применяйте метод УДОД
  27. Разбивайте время на блоки
  28. Группируйте связанные задачи
  29. Заботьтесь о своем здоровье
  30. Как организовать свой день: методики гениев продуктивности
  31. Вывод
  32. Метод Стивена Кови
  33. Метод Тима Феррисса
  34. Метод Глеба Архангельского
  35. Метод Франческо Чирилло
  36. GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент: как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать

Правильный распорядок дел – как не потратить время впустую. Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время.

Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности.

На это основывается правильная психология саморазвития.

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте.

Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг.

Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.

А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу.

Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее.

Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда.

Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени:

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

  • обязанности;
  • хобби;
  • развлечения;
  • отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

  • работа;
  • уборка дома;
  • регулярные важные покупки;
  • дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время.

Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу.

Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это.

Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины.

Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время.

Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и

На нашем канале в Яндекс.Дзен всегда самые интересные статьи по этой теме. Обязательно подпишитесь!

25.11.2016 00:02

Источник: https://gurutest.ru/publication/tajm-menedzhment-kak-pravilno-raspredelyat-svoe-vremya-tak-chtobyi-vse-uspevat/

Как всё успеть, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильный распорядок дел – как не потратить время впустую. Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель – изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво.

Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость.

Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время.

В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

  • Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
  • Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
  • Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
  • Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Источник: https://externat.foxford.ru/polezno-znat/time-management

Как правильно распределять время?

Правильный распорядок дел – как не потратить время впустую. Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать

Олег Мальцев

Краткое содержание статьи:

Наука о том, как распределить время, крайне важна в современном мире. Только обладая базовыми навыками тайм-менеджменте, вы сможете чувствовать себя уверенно и получать удовлетворение от прожитого дня. Существует множество книг и теорий о том, как все успевать, но самое главное побороть свою лень и начать действовать.

Как правильно распределять время, чтобы все успевать?

В современном, невероятно быстром жизненном темпе очень важно все успевать и при этом исключить ухудшение качества проделанной работы.

Так, сегодня обычный человек обязан:

  1. Выполнять свои рабочие обязанности с высокой скоростью и повышенной самоотдачей;
  2. Заниматься бытовыми семейными проблемами;
  3. Не забывать о родственниках и знакомых;
  4. Уделять время детям и своим вторым половинкам.

И помимо этого еще и найти время для себя любимого. Все это усугубляется большими расстояниями и пробками. Для того чтобы ваша жизнь не превратилась в сплошную череду разочарований от того, что вы никуда не успели, воспользуйтесь следующими советами:

  • Определите для себя самые важные и глобальные цели. В повседневной суете выберете время и спокойно обдумайте чего вы хотите от этой жизни, расставьте приоритеты и все это изложите на бумаге;
  • Отрегулируйте распорядок своего дня. Важно знать, что на нормальный сон человеку нужно около восьми часов. Если вы любите понежиться в кровати дольше, то это и есть ваш ресурс времени, а если меньше, то недостаток сна отбирает у вас часть сил на выполнение необходимых задач;
  • Заведите ежедневник, в который вы будете записывать планы на ближайшую неделю. Здесь важно не переборщить с планами. Выбирайте самые значимые, их точно будет не более пяти на день. Выполнив задуманное, вы будете с гордостью их вычеркивать;
  • Глобальные дела, которые для вас кажутся невыполнимыми или крайне сложными делайте постепенно. Каждый день делайте что-то в направлении достижения желаемого результата, тогда вы и не заметите как справились со сложной задачей;
  • Откажитесь отпустого времяпрепровождения в интернете или телефоне – это самый опасный поглотитель вашего временного ресурса.

В данном видео Томас Франк расскажет о трехшаговой модели грамотного планирования своего времени и правильной расстановке приоритетов:

Основы грамотного тайм–менеджмента

Существует множество теорий тайм-менеджмента. Однако все их объединяют по сути одни и те же мысли: все успевает не тот, кто постоянно без сна и отдыха идет в своей мечте, а тот, кто грамотно расставляет приоритеты и планирует все заранее.

Одним из хороших методов науки управления временем является матрица Эйзенхауэра. Она выглядит как большой квадрат, разделенный на четыре поменьше:

  1. Первый квадрат – это важные и срочные дела;
  2. Второй – важные, но не срочные;
  3. Третий, который находится под первым – это не важные, но при этом срочные задачи;
  4. Четвертый включает в себя не важные и не срочные задачи.

Итак, посвятив немного времени планированию, вы разобьете спутанный комок ваших задач на день, неделю, месяц или год, на указанные квадраты в матрице. Таким образом, вам станет предельно понятно, чему необходимо уделить время сразу же, что можно оставить на потом, а что следует исключить из списка своих дел на совсем.

Основные принципы матрицы Эйзенхауэра:

  • В первом квадрате должны содержаться дела, невыполнение которых повлечет за собой прямые негативные последствия для вас. Специалисты утверждают, что в идеале в этом квадрате должно быть пусто, так как это говорит о том, что вы грамотно используете свое время и не допускаете горящих ситуаций;
  • Все основные повседневные задачи, как правило, содержатся во втором квадрате. Это то, что для вас важно: занятия спортом, правильное питание и другое, но не срочно, то есть за невыполнением этих дел не последует конкретных неприятностей;
  • В третий входят задачи, которые отвлекают вас от движения к основной цели, но при этом их надо выполнять и как можно быстрее. Начиная от мытья посуды, заканчивая не нужным походом в гости;
  • Среди дел, записанных в четвертый квадрат следует провести тщательную ревизию на предмет их выполнения вообще. Если отказаться совсем от них вы не можете, то оставьте на тот случай, когда все остальные задачи будут выполнены.

Как правильно распределять рабочее время?

Научившись правильно распределять время в личной жизни, вы с легкостью станете применять те же способы и на работе с небольшими поправками:

  1. Придя на работу будьте сосредоточены именно на своих трудовых обязанностях. Отложите все чаепития и разговоры по душам с коллегой. Используйте утро максимально эффективно;
  2. Откажитесь от использования интернета и мобильного телефона, если это не противоречит вашим трудовым обязанностям. Так как это и есть основные поглотители времени;
  3. Наведите порядок на столе и вокруг вас, так вы будете знать где и что вовремя можно взять и посмотреть, в голове будет порядок;
  4. Заведите ежедневник. Вписывайте туда свои ежедневные обязанности и задачи, поставленные на планерке и присваивайте им приоритеты;
  5. Утром лучше всего заняться делом, которое вы долго откладывали или которое вам не по душе;
  6. Не стоит браться за одновременное выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время;
  7. Имея свой ворох планов не нужно помогать коллегам с их делами. В этом случае лучше один раз грамотно научиться отказывать;
  8. При возможности разделяйте дела на те, которые вам необходимо сделать самому и те, которые вы можете перепоручить подчиненным или коллегам.

Помните, что ближе к вечеру ваша энергия иссякает и на выполнение задачи затрачивается гораздо больший ресурс. Поэтому планируйте рабочий день грамотно.

Советы: как распланировать свой день

Если вы всегда опаздываете, ловите недовольные взгляды начальства, а еще хуже получаете открытые замечания, не попадаете к парикмахеру в назначенное время и в итоге остаетесь без прически, то вам следует прислушаться к следующим советам:

  • Заведите ежедневник;
  • Планируйте свой день заранее, например, накануне вечером или утром за завтраком;
  • В ежедневник записывайте дела в развернутом подробном виде. Если в списке ваших задач на сегодня стоит поход в супермаркет, сразу укажите, что вам там необходимо приобрести;
  • Просыпайтесь рано – тогда у вас будет больше возможности сделать все задуманное. Но помните, что это не должно быть в ущерб восьмичасовому сну. Лучше лечь пораньше накануне;
  • Дела, которые можно сделать за пять минут, не оставляйте на потом;
  • Выбирайте в приоритет то, что принесет вам наибольший результат;
  • В день должно быть не более пяти важных задач;
  • Оставляйте время для непредвиденных ситуаций;
  • Подумайте, как облегчить или делегировать некоторые задачи. Например, попросите супруга сходить в магазин за продуктами, а дочь – помыть посуду.

Так вы сможете держать распорядок своего дня под контролем и к вечеру с удовольствием поделиться с родными итогами своих плодотворных трудов.

Как найти время для отдыха?

Для того, чтобы качественно справляться со всеми задачами, человеку необходимо качественно отдыхать. Имея сокращенное количество времени:

  1. Планируйте свой отдых заранее. Однако не стоит говорить родным, что на прогулку в парке с ними у вас всего пол часа, это может их обидеть;
  2. Отложите в сторону все проблемы и вопросы, даже если они срочные и важные. Посвятите это время семье и отдыху;
  3. Выбирайте активный отдых, прогулки, спорт, чтение. Так за короткое время вы получите наибольшее количество эмоций.

При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел, и семья не почувствует вашей постоянной занятости и сосредоточения на решении нескончаемых проблем. А ваш организм, в свою очередь будет готов к новым свершениям.

Таким образом, зная, как распределить время, вы с легкостью справитесь со всеми проблемами, глобальными задачами и успеете прилично отдохнуть с родными. Самое главное помнить, что вы человек, а не машина по разрешению сложных вопросов.  

: как научиться не тратить время впустую?

В этом ролике Виталий Родионов расскажет, как правильно научиться эффективно и распределять время в течение дня, чтобы повысить продуктивность:

Источник: https://znay.co/380-kak-raspredelit-vremya.html

Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени | Rusbase

Правильный распорядок дел – как не потратить время впустую. Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать

Если вы склонны к прокрастинации, вам следует научиться оптимизировать свое время. Вот несколько советов о том, как это сделать.

Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени Вероника Елкина

Занимайтесь только теми занятиями, которые помогают выполнить ваши бизнес-цели — как краткосрочные, так и долгосрочные. Берегите свое время и перестаньте тратить его на бессмысленные вещи.

Например, посещение мероприятий по нетворкингу может быть полезным, только если там вы будете устанавливать связи, искать новых перспективных клиентов, собирать лиды и открывать для себя новых поставщиков услуг и сервисов.

В противном случае от них лучше отказаться.

Пользуйтесь списками

Не усложняйте себе жизнь и составляйте списки только следующих четырех типов:

  • Расписание дня — составляйте планы на день круглый год и придерживайтесь их.
  • Список задач — базовый список, в котором должны быть три-четыре самых важных и срочных задания.
  • Список контактов — запишите, кому вам надо позвонить или отправить письмо. Имена лучше указывать в алфавитном порядке.
  • План встречи — укажите, что следует обсудить на совещании или в деловой беседе.

Каждый из этих списков можно адаптировать под свои нужды. Главное приучить себя к режиму.

Unsplash

Соблюдайте правило 80/20

Это правило еще называют Законом Парето. Его придумал итальянский экономист Вильфредо Парето. Если применить это правило к тайм-менеджменту, то по нему следует действовать так, чтобы 20% ваших действий приносили 80% результата.

Например, у вас есть список задач, из которого нужно вычеркнуть 10 пунктов. По правилу 80/20 вы в первую очередь займетесь первыми двумя, потому что эти задачи принесут вам большую пользу.

Все, что вам нужно, чтобы следовать правилу, — это уделять больше всего времени самым важным вещам.

«Съешьте лягушку»

«Марк Твен как-то сказал, что если бы вы каждое утро съедали живую лягушку, остаток дня вы бы провели с чувством, что худшее уже позади», — пишет мотивационный спикер Брайан Трейси.

Что для вас является той самой «лягушкой»? Скорее всего, это самая большая и важная задача, которую вы всячески стараетесь откладывать на потом.

Вот что предлагает Трейси, чтобы вам было легче съесть свою лягушку::

  • Если вам нужно сделать два важных дела, начинайте с самого большого и сложного.
  • Заведите привычку выполнять самую главную задачу с утра, когда у вас больше всего энергии и концентрации.
  • Беритесь за дело сразу и приучайте себя доводить его до конца.
  • Выполняйте еще больше важных задач. Так вы спровоцируете выработку эндорфинов, а те помогут вам вызвать «положительное привыкание» к делу
  • Отрабатывайте эту технику, пока не доведете ее до совершенства.

Unsplash

Научитесь отказывать

На ранних этапах карьеры некоторые готовы взяться за любой проект, который им предложат. В итоге страдает продуктивность, а вы выгораете, потому что у вас нет времени, чтобы разобраться со всеми задачами. Так происходит, когда человек не умеет сказать «нет» клиенту, потому что думает, что в таком случае к нему больше никогда не обратятся.

Поймите, что иногда вам просто придется отказывать. Занимайтесь только теми делами, на которые у вас есть время и которые вам интересны. Если вы честно об этом скажете, ваши клиенты, коллеги и друзья вас поймут и будут рады поработать с вами.

Боритесь с отвлекающими факторами

Попробуйте посчитать, сколько раз вы в среднем отвлекаетесь за день. Сколько раз кто-нибудь из коллег или родственников отрывает вас от работы? Как часто вы отвлекаетесь на телефон, почту и социальные сети?

Исследователи обнаружили, что подобные перерывы в среднем отнимают у вас по шесть часов в день. А на то, чтобы полноценно вернуться к работе, у людей обычно уходит около 23 минут.

Unsplash

Вы должны избавиться от отвлекающих факторов. Для начала закройте дверь в кабинет, где вы будете «есть свою лягушку». Отключите назойливые уведомления на телефоне и выделите специальное время, когда вы будете отвечать на почту и звонки.

Посещайте меньше собраний

Ежемесячно человек тратит в среднем 31 час на непродуктивные собрания. Да, иногда без совещания не обойтись, но лучше посещать их по минимуму. Попробуйте обойтись электронной почтой или мессенджерами — обсуждайте вопросы там. Так вы сможете уделить больше времени более важной работе.

Используйте свободное время с умом

Если вы проанализируете, как тратите свое время на протяжении недели, то заметите, что довольно много его уходит впустую. Например, вы ничего не делаете, когда едете на работу, стоите в очереди в магазине, сидите в приемной или занимаетесь на тренажере. Попробуйте параллельно обдумывать что-либо важное, читать или слушать подкасты.

Автор детективных романов Скотт Тероу написал свои книги именно таким образом. Каждое утро, когда он ехал по работе в Нью-Йорк, он писал в метро. Даже если у вас есть всего 10 минут свободного времени, используйте его с толком.

Применяйте метод УДОД

Очень полезный способ, который помогает избавиться от отвлекающих факторов и правильно расставлять приоритеты:

  • Удаляйте (избавляйтесь). Проверьте свою почту на предмет бесполезных писем. Не нужно тратить свое время на то, чтобы их открывать — простой удаляйте их. Этот совет особенно пригодится тем, кто вернулся на работу после отпуска или командировки.
  • Делегируйте. Если задачу можно перепоручить кому-то другому, сделайте это. Попросите сотрудника назначить встречу, позаботиться о вашей поездке и так далее. Суть в том, чтобы избавиться от мелких задач и уделить больше времени серьезным делам.
  • Откладывайте. Некоторые задачи всегда можно выполнить позже. Например, вас пригласили в другой город на свадьбу. Не нужно тут же бежать бронировать отель — это дело может подождать до тех пор, пока у вас появится свободное время.
  • Делайте. Иногда нужно просто собраться и сделать нужное. Открыть почту и ответить на срочное и важное сообщение клиента, а не отложить это дело на потом. Главное знать приоритеты.

Animal Corner

Разбивайте время на блоки

Такой метод пригодится для выработки утренних привычек. Выделите четкие промежутки времени, в которые вы будете делать разминку, собираться на работу и отвечать на письма. Для непрерывной работы можно выбрать, например, период с восьми часов до полудня. Распланируйте таким же образом остаток дня — в какое время у вас будет короткий сон, ответы на звонки и письма и проведение встреч.

Группируйте связанные задачи

Вы можете работать над несколькими делами одновременно, если они связаны между собой. Например, вместо того чтобы отвечать на письма в течение дня, вы можете заниматься этим в конкретное время. Таким образом вы не будете отвлекаться от работы.

Дело в том, что выполнение разных задач требует разного мышления. Если вы не будете то и дело между ними переключаться, вы будете работать более сосредоточенно.

Заботьтесь о своем здоровье

Ученые доказали, что хороший сон, упражнения и здоровое питание дают вам энергию, концентрацию и запас сил на весь день. Не забывайте о себе.

Источник.

Материалы по теме:

10 лайфхаков от топ-менеджеров, которые все успевают

10 способов работать продуктивно

5 советов о том, как перестать забывать важную информацию

Почему календари эффективнее списков дел

Источник: https://rb.ru/list/12-time-management-hacks/

Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Правильный распорядок дел – как не потратить время впустую. Как правильно распределить свое время, чтобы все успевать

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

  • генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
  • долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
  • краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
  • планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Вывод

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.

Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

  1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
  2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
  3. Быть проактивным.
  4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
  5. Начинать, представляя конечную цель.
  6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
  7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

  1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
  2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
  3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
  4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

  1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
  2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.

Тим Феррисс

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

  • «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
  • «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
  • «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Источник: https://Lifehacker.ru/kak-organizovat-svoj-den/

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: